Coordination jour J — festival urbain
Supervision des flux, briefings staff et alignement de plus d'une dizaine de prestataires sur un week-end à forte affluence.
12 000 visiteurs/jour · Accès et timing tenus
Voir ce casEvent OperationsMulti-prestataires
Outil de briefing multi-prestataires — les bonnes infos aux bonnes personnes
Quand un événement mobilise de nombreux prestataires aux besoins différents, envoyer le même brief à tout le monde crée de la confusion. Peak Events a développé un outil qui génère automatiquement le brief de chaque prestataire à partir d'une seule source — avec uniquement ce qui le concerne.
Discuter de mon organisationLe contexte
Un client organisait un événement avec un grand nombre de prestataires aux rôles très différents. Chacun avait des besoins spécifiques — horaires, accès, contacts, consignes — mais aussi des informations communes à tous. Sans outil adapté, soit tout le monde reçoit tout (surcharge), soit les informations arrivent en retard ou incomplètes.
Ce que nous avons développé
- Développement d'un outil de briefing custom
- Un briefing maître unique comme source de vérité
- Génération automatique du brief individuel par prestataire
- Informations communes incluses automatiquement pour chaque destinataire
- Envoi ciblé : chaque prestataire reçoit uniquement ce qui le concerne
- Retours et confirmations centralisés côté organisateur
Résultat
Chaque prestataire a reçu son brief personnalisé en un seul envoi — sans doublon, sans surcharge, sans oubli. L'organisateur n'a géré qu'une seule source d'information tout au long de l'événement.
Ce cas fait partie de notre service Event Operations
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